Google Docs là công cụ xử lý văn bản trực tuyến tuyệt vời của Google với nhiều tính năng thông minh giúp mọi người có thể làm việc cùng nhau trên cùng một bản thảo trong khoảng thời gian vô tận. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người chưa thực sự hiểu về ứng dụng này, vì thế chúng tôi xin ra các thông tin về Google docs là gì? Bật mí một số tính năng có trên Google Docs để các bạn tham khảo.
1. Google Docs là gì?
Google Docs là một ứng dụng dùng để soạn thảo trực tuyến và được cung cấp bởi nhà phát hành Google cùng với 2 bộ ứng dụng khác Google Sheets để soạn thảo bảng tính, trình chiếu văn bản trên Google Slides.
Google docs đặc biệt ở chỗ cho phép người dùng có thể tạo ra những tài liệu trực tuyến và chia sẻ với người khác dễ dàng. Điều này sẽ làm tăng sự liên kết và trao đổi trực tiếp ngay bản tài liệu.Vào tháng 10 năm 2006 Google Docs quyết định kết hợp những tính năng của cả hai dịch vụ Writely và Spreadsheets và phát hành vào năm 2007.
Google Docs hoạt động thông qua tài khoản đăng nhập Google của người dùng để liên kết thông tin với máy chủ của Google. Người sử dụng được cung cấp 10GB lưu trữ sử dụng và 1GB các định dạng kiểu dữ liệu chưa được chuyển đổi hoàn toàn miễn phí, khi quá mức này bạn sẽ phải mua thêm dung lượng.
2. Các ứng dụng nổi bật của Google Docs
Document: Đây là công cụ đã được tích hợp nhiều tính năng cải tiến như định dạng, thay đổi kích thước font, căn chỉnh lề, cách dòng, tạo mục lục, danh sách... tương tự như trong ứng dụng Microsoft Word.
Spreadsheet: Công cụ Spreadsheet có chức năng tương tự như Spreadsheet của OpenOffice hay Excel của Microsoft Office. Về cụ thể, nó còn được tích hợp thêm nhiều chức năng tính toán khác phụ vụ nhiều công việc trong các ngành nghề khác nhau như kỹ thuật, kế toán, tài chính, thống kê, phân tích...
Presentation: Đây đơn giản là 1 chương trình để làm thành file trình chiếu slide – show và nó tương tự như Microsoft Presentation.
Drawing: Công cụ này cho phép người sử dụng tạo biểu đồ hoặc các đường vẽ cơ bản.
Form: Giúp người dùng hoàn tất các bản mẫu khảo sát trực tuyến nhanh chóng chỉ với vài thao tác cơ bản.
3.Một số tính năng đáng chú ý trên Google Docs
Sau khi bạn đã hiểu được Google Docs có nghĩa là gì rồi, chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu về những công cụ hữu ích nhất mà hiện tại công cụ Google Docs đang sở hữu.
a. Nói để nhập dữ liệu
Thay vì phải ngồi lóc cóc gõ văn bản, bạn có thể sử dụng tính năng nhập dữ liệu bằng giọng nói trên Google Docs, đặc biệt trên ứng dụng này hiện còn đang hỗ trợ cả ngôn ngữ Tiếng Việt nên sẽ rất thuận lợi cho công việc của bạn.
Cách sử dụng tính năng này cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn vào mục Công cụ -> Nhập bằng giọng nói. Bạn làm theo những chỉ dẫn hiện trên màn hình để kích hoạt công cụ bằng giọng nói.
Khi xuất hiện một cửa sổ bạn chọn ngôn ngữ và biểu tượng mic dùng để ghi âm và nhận lệnh người dùng xuất hiện. Tuy nhiên , bạn cần phải lưu ý tính năng này hiện mới được hỗ trợ làm việc ở trên trình duyệt Google Chrome
b. Xóa định dạng văn bản
Việc bạn sao chép và dán quá nhiều dữ liệu có nhiều định dạng khác nhau ở các nguồn khác nhau, sẽ làm văn bản của bạn bị xáo trộn, đó là lúc tác dụng của xóa định dạng văn bản được phát huy tác dụng.
Để làm được việc này, đầu tiên bạn cần bôi đen đoạn văn bản muốn xóa định dạng, sau đó bạn ấn chuột phải và chọn vào mục Clear Formatting hoặc có thể nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + \
Sau đó bạn chọn vào mục Normal text từ menu xuất hiện ở ngay dưới phần Format và Tools để xóa định dạng văn bản.
c. Ở chế độ gợi ý
Đây có lẽ là một chế độ vô cùng tuyệt vời hỗ trợ đắc lực cho việc làm nhóm cực kỳ tốt , người được quyền truy cập có thể sử dụng chế độ gợi ý để thông báo cho những người biết rằng những vấn đề cần chỉnh sửa. Ngoài ra, bạn còn có thể đưa ra được quyết định chỉnh sửa hoặc không chỉnh sửa vấn đề đó.
Cách bật tính năng này khá đơn giản,người dùng hãy nhìn góc bên phải phía trên, tìm kiếm và chọn vào mục Suggesting.
d. Tag một ai đó vào trong phần bình luận
Để nhắc nhở một ai đó vào một phần văn bản cần chú ý, bạn có thể sử dụng tính năng tag người dùng vào phần bình luận. Bạn cần gõ: @ hoặc là dấu “+” và chọn tài khoản Gmail của bất kỳ ai đó vào trong phần bình luận, nêu nội dung cần trao đổi và người được tag đó sẽ nhận được một email thông báo. Ngoài ra, khi người đó nhấn vào nút Giải quyết thì người tạo bình luận cũng nhận được Email thông báo.
e. Cung cấp chế độ làm việc ngoại tuyến
Ngay cả khi không kết nối mạng, bạn vẫn có thể làm việc trên Google Docs với đầy đủ các tính năng chỉnh sửa, lưu dữ liệu,... với chế độ Ngoại tuyến. Đây là một tính năng vô cùng hữu ích khi người dùng không thể kết nối Internet ngay khi cần.
Để sử dụng tính năng này người dùng nhấn vào biểu tượng 3 dấu gạch ngang rồi nhấn chọn Cài đặt. Trong giao diện cài đặt hãy bật chế độ ngoại tuyến lên rồi thực hiện các thao tác tiếp theo hướng dẫn.
Ngoài những tính năng nổi bật đã kể ở trên đây, Google docs vẫn còn rất nhiều tính năng thông minh khác giúp hỗ trợ người dùng tối đa trong việc soạn thảo, lưu trữ và trình chiếu văn bản.
Với những chia sẻ về Google docs là gì? Bật mí một số tính năng có trên Google docs chúng tôi hy vọng đã giúp bạn có những thông tin cần thiết. Bạn hãy chia sẻ nếu thấy nó hay và hữu ích nhé.
