Chữ ký gmail chuyên nghiệp sẽ làm mang lại nhiều lợi ích và giúp bạn gây ấn tượng tốt hơn với nhà tuyển dụng hay với khách hàng. Đặc biệt với các doanh nghiệp, họ rất chú trọng chữ ký trong Gmail. Tuy nhiên cũng rất may là tạo chữ ký Gmail sẽ giúp thể hiện được nhiều thông tin muốn truyền đạt hết sức dễ dàng nên bạn có thể tự mình thực hiện được.
1. Chữ ký email là gì?
Chữ ký email hay Email Signature ở đây không phải là chữ ký viết tay của bạn, mà là chữ ký email trong phần nội dung thư của bạn được gửi đi. Bạn chỉ cần thiết lập một lần thì phần chữ ký này sẽ được hệ thống email tự động thêm vào cuối nội dung email với tất cả các thư của bạn.
2. Công dụng của chữ ký email
Bạn là người thường xuyên sử dụng gmail để gửi và nhận Email, tuy nhiên nhiều người nhận lại không biết bạn là ai vì thế mà bạn không thể truyền tải những thông tin quan trọng đến họ. Vậy đâu là giải pháp để giữ liên lạc với những người khác và giúp họ nhận biết ra bạn? Cách đơn giản là bạn hãy tạo chữ ký gmail có đầy đủ thông tin của mình. Một chữ ký email đúng nghĩa, chuyên nghiệp sẽ có những vai trò sau đây:
-
Chữ ký email đóng vai trò như một danh thiếp. Nó cho phép bạn có thể tiếp thị, quảng bá thương hiệu của cá nhân hay thương hiệu công ty đến người nhận thư.
-
Ngày nay, số lượng email mà mỗi ngày người dung có thể nhận được hằng ngày lên tới hàng chục hay hàng trăm nên việc đặt chữ ký email ở cuối sẽ góp phần gây ấn tượng với người nhận thư về bạn cũng như thương hiệu của công ty.
-
Chữ ký email thường cung cấp cho người nhận những thông tin quan trọng để thuận tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc mà người nhân thư thường quan tâm như: số điện thoại, chức vụ, tài khoản mạng xã hội, website,…
-
Ngoài ra, bạn còn có thể thêm vào phần chữ ký những lời kêu gọi đặt hàng, chương trình khuyến mãi hấp dẫn sắp xảy ra, phương châm của công ty, kêu gọi ghé thăm website, … Chữ ký email lúc này đóng vai trò như một mẫu quảng cáo rất hữu ích và nổi bật. Bất cứ người nhận nào cũng sẽ phải nhìn qua ít nhất một lần và biết đâu bạn có thể ký được các hợp đồng lớn chỉ nhờ chữ ký email ấn tượng.
-
Tất cả thành viên trong công ty đều nên cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email để thể hiện sự đồng nhất. Đây sẽ là bước định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ, hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.
3. Gợi ý những thông tin nên có trong chữ ký email
Để tạo ra một chữ ký email ấn tượng và chuyên nghiệp thì chữ ký phải ngắn gọn, trình bày ưa nhìn, có đủ thông tin cần truyền tải hay những điều mà người nhận đang quan tâm như:
-
Họ và tên, chức vụ và nghề nghiệp, tên công ty của người gửi.
-
Các thông tin cá nhân liên hệ cơ bản, ví dụ như địa chỉ email, website và số điện thoại,…
-
Link mạng xã hội: bạn nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến mà bạn đang sử dụng để giúp người nhận hiểu hơn về doanh nghiệp cũng như tính cách của bạn. Người nhận thư email sẽ dễ dàng liên hệ với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Zalo, Skype, …
-
Hình ảnh: Đây là phần có thể có hoặc không nhưng bạn cũng nên có hình ảnh của mình trong chữ ký để tạo dấu ấn tốt hơn với người nhận thư, bạn có thể sử dụng hình ảnh động hoặc hình ảnh doanh nghiệp để tạo sự tin tưởng với đối tác kinh doanh, khách hàng,...
-
Câu slogan hay chữ ký cá nhân là không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu bạn có thể cho thêm phần này vào để người nhận thư có thể hiểu hơn về con người của bạn.
4. Hướng dẫn cách tạo chữ ký Email
Bước 1: Trước hết, bạn hãy đăng nhập vào tài khoản cá nhân trên Gmail. Tại giao diện chính, bạn nhấn chọn vào biểu tượng bánh răng cưa và kích chuột chọn mục Settings.
Bước 2: Trong Tab General (cài đặt chung), bạn hãy tìm đến mục Signature (Chữ ký) rồi đánh dấu vào ô bên dưới của mục No Signature, nhập chữ ký gmail muốn hiển thị vào khung soạn thảo, đây chính là bước tạo chữ ký trong gmail của bạn.
Bước 3: Bây giờ, bạn cần nhập đầy đủ các thông tin liên lạc chi tiết cho chữ ký mới của mình. Một chữ ký chuyên nghiệp sẽ bao gồm ít nhất các thành phần như: Tên đầy đủ, Tên công ty, Địa chỉ email , Số điện thoại,...
Bước 4: Nếu muốn chữ ký ấn tượng và trông thú vị hơn, bạn có thể chèn thêm các định dạng cho nó. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý đừng thêm quá nhiều định dạng với quá nhiều phông chữ khác nhau vì nó sẽ làm chữ ký trở nên lộn xộn.
Bước 5: Bạn cần bổ sung ít nhất thêm một địa chỉ liên kết cho các đối tượng như địa chỉ trang web hay địa chỉ email hoặc đường dẫn tới tài khoản trang mạng xã hội bạn đang sử dụng.
-
Chọn đối tượng mà bạn muốn chèn liên kết rồi bấm nút hình mắc xích trên thanh công cụ.
-
Gmail cho phép người dùng tạo liên kết bằng địa chỉ web hay địa chỉ email. Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi văn bản hiển thị nếu muốn.
-
Nhấn nút OK và lúc này văn bản sẽ có liên kết.
Nếu hài lòng với chữ ký mới, bạn hãy cuộn xuống dưới cùng rồi bấm nút Save changes (Lưu thay đổi). Vậy là bạn đã hoàn thành các bước tạo chữ ký cho Email rồi.
Qua những thông tin chia sẻ về cách tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp trên đây, chúng tôi hy vọng mang lại cho bạn nhiều kiến thức bổ ích. Nếu trong quá trình thực hiện mà gặp bất kỳ các thắc mắc hay khó khăn nào thì bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.
