Nếu không sử dụng định dạng số trong Excel thì bảng tính sẽ áp dụng định dạng số mặc định, nhưng với nhiều số liệu như % hay giá tiền mà chỉ thể hiện mỗi phần số thì bảng tính sẽ không có sự trực quan, thậm chí còn gây khó chịu cho người đọc. Do đó, bạn hãy tham khảo cách định dạng số trong Excel hay còn gọi là Number Formats trong bài viết dưới đây.
1. Number Formats là gì?
Number formats một tính năng định dạng số phù hợp với dữ liệu trên bảng tính Excel của bạn. Number formats cho phép hiển thị chính xác kiểu dữ liệu bạn đang sử dụng trong bảng tính, ví dụ như tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị đo tiền tệ ($), số lần, ngày tháng năm,....
Ứng dụng định dạng số không chỉ giúp cho bảng tính của bạn trở nên khách quan dễ hiểu hơn mà còn làm cho việc sử dụng nó dễ dàng hơn. Khi áp dụng một định dạng số có nghĩa là bạn đang nói cho bảng tính biết được chính xác loại giá trị đang được lưu trữ trong một ô.
2. Ứng dụng định dạng số trong bảng tính Excel
Định dạng số cũng tương tự như các kiểu định dạng khác trong bảng tính Excel chẳng hạn như thay đổi màu chữ, bạn sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn ô hoặc chọn tùy chọn định dạng mong muốn. Có hai cách cơ bản để chọn một định dạng số:
Cách 1: Chọn định dạng số bằng Number Format
Bạn chuyển đến tab Home (Trang chủ), nhấp chuột vào trình đơn thả xuống Number Format(Định dạng số) trong nhóm Number (Số), bạn hãy lựa chọn định dạng mong muốn.
Bạn có thể nhấp chuột vào một trong các lệnh định dạng số nhanh như dưới trình đơn thả xuống.
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1
Bạn cũng có thể chọn các ô muốn chuyển đổi định dạng số và nhấn Ctrl + 1 trên bàn phím để có thể truy cập vào các tùy chọn định dạng số khác. Cửa sổ Format Cells hiện ra trên thẻ (tab) mặc định là Number -> Bên trong thẻ này có phần Category đây là các loại định dạng số mà bạn có thể chọn. Khi đó bạn chỉ cần chọn loại mình muốn và kiểm tra kết quả hiển thị bên phải “Sample”
Trong ví dụ này, chúng tôi đã áp dụng định dạng số tiền tệ là Currency number format để thêm ký hiệu tiền tệ ($) và hiển thị ra hai vị trí thập phân cho bất kỳ giá trị số nào như sau.
Chú ý: Nếu bạn lựa chọn bất kỳ ô nào có định dạng số, bạn có thể dễ dàng thấy được giá trị thực của các ô trong thanh công thức (formula bar). Bảng tính sẽ sử dụng giá trị này cho những công thức và các tính toán khác.
3. Hướng dẫn sử dụng đúng định dạng số
Trong bảng tính Excel có nhiều cách định dạng số hơn chọn ô và áp dụng một kiểu định dạng. Một bảng tính thực sự có thể áp dụng được nhiều định dạng số tự động khác nhau dựa trên cách bạn nhập dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải nhập dữ liệu theo cách mà chương trình có thể hiểu và đảm bảo rằng các ô đó đang sử dụng phù hợp với định dạng số đã được chọn.
3.1. Định dạng phần trăm (Percentage formats)
Một trong những định dạng số thông dụng nhất là định dạng phần trăm (%). Nó cho phép hiển thị các giá trị dưới dạng phần trăm, ví dụ như 20% hoặc 55%. Điều này đặc biệt hữu ích trong quá trình tính toán như thuế mua hàng hoặc tiền lãi. Khi bạn nhập dấu phần trăm (%) sau một số có nghĩa là định dạng số phần trăm sẽ áp dụng tự động cho ô đó.
3.2. Định dạng ngày (Date formats)
Trong quá trình lập bảng excel, bất cứ khi nào làm việc với ngày tháng thì bạn cũng sẽ muốn sử dụng định dạng ngày để đề cập đến các ngày lịch cụ thể, chẳng hạn như ngày 15 tháng 7 năm 2014. Định dạng ngày cũng cho phép người dùng làm việc với một bộ hàm xử lý theo kiểu ngày (Date functions) sử dụng thông tin về thời gian và ngày để tính toán ra câu trả lời.
3.3. Các tùy chọn định dạng ngày khác
Để có thể truy cập các tùy chọn được định dạng ngày khác, thì hãy chọn menu thả xuống Number Format và nhấn chuột chọn More Number Formats. Đây là những lựa chọn hiển thị thời gian ngày khác nhau, như bao gồm cả ngày trong tuần hoặc có thể bỏ qua năm.
Hộp thoại Format Cells sẽ xuất hiện, bạn có thể chọn tùy chọn định dạng ngày tháng mong muốn.
4. Một số mẹo về định dạng số trong Excel bạn nên biết
Để sử dụng thành tạo các định dạng số trong bảng tính Excel ngoài việc luyện tập thường xuyên bạn còn phải chú ý một số mẹo dưới đây để nhận được kết quả phù hợp nhất với định dạng số:
4.1. Khi ứng dụng định dạng số cho toàn bộ cột
Nếu bạn định sử dụng định dạng số mỗi cột cho một loại dữ liệu nhất định, như ngày hoặc tỷ lệ phần trăm thì bạn có thể thấy đơn giản nhất để chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp chuột vào cột chữ cái và áp dụng định dạng số mà bạn muốn.
Bằng cách này thì bất kỳ dữ liệu nào bạn thêm vào cột đó trong tương lai sẽ có luôn định dạng số chính xác. Lưu ý rằng hàng tiêu đề luôn sẽ không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ định dạng số nào.
4.2. Kiểm tra lại các giá trị sau khi áp dụng định dạng số
Nếu muốn áp dụng định dạng số cho dữ liệu hiện có thì bạn có thể có kết quả không mong muốn. Ví dụ, việc áp dụng tỷ lệ phần trăm (%) định dạng cho một ô thì có giá trị là 5 sẽ cho hiển thị là 500% chứ không phải là 5%. Trong trường hợp này, bạn cần phải nhập lại các giá trị một cách chính xác trong mỗi một ô.
Trên đây là những chia sẻ về cách định dạng số trong Excel, chúng tôi hy vọng đã mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích. Nếu có những thắc mắc cần được giải đáp thì các bạn có thể để lại bình luận dưới bài viết để được chúng tôi nhanh chóng hỗ trợ
