Trước lúc đã soạn thảo văn bản hết trang trong word thì việc ngắt trang là vô cùng cần thiết để sắp xếp lại cấu trúc chặt chẽ, đảm bảo tính thống nhất và mạch lạc khi làm báo cáo hay tiểu luận, viết bài,... Cách ngắt trang trong Word khá đơn giản nhưng không phải ai cũng biết, chúng ta hãy đi vào bài viết để tìm hiểu.
1. Ngắt trang trong word là gì?
Một trong những tính năng cơ bản nhất trong word đó là ngắt trang luôn được sử dụng rất phổ biến trong quá trình soạn thảo văn bản của người dùng. Tính năng này cho phép nhanh chóng ngắt trang hiện tại để xuống tiếp một trang mới trước khi hết một trang. Ngoài ra, ngắt trang còn giúp người dùng dễ dàng sắp xếp nội dung văn bản và có cấu trúc chặt chẽ, mạch lạc hơn.
Cũng nhờ tính năng ngắt trang mà người dùng có thể chèn ngay một trang Word mới vào văn bản đã soạn thảo mà không làm xê dịch nội dung văn bản đã soạn. Thao tác ngắt trang trên phần mềm Word tiện lợi hơn rất nhiều so với việc bạn phải thực hiện thao tác nhấn Enter nhiều lần để lấy thêm khoảng trống trong Word.
2. Hướng dẫn cách ngắt trang trong word
Có rất nhiều cách để giúp bạn thực hiện ngắt trang trên phần mềm soạn thảo Word ở nhiều phiên bản khác nhau. Tuy nhiên, trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu 3 cách ngắt trang đơn giản và dễ thao tác nhất trên Word như sau:
2.1. Sử dụng Ctrl + Enter
Bước 1: Bạn hãy đặt con trỏ chuột vào vị trí trên văn bản mà bạn đang muốn ngắt trang.
Lưu ý: Nếu bạn đặt con trỏ chuột tại vị trí trước chữ cái đầu trong một đoạn văn bản nào đó thì sau khi ngắt trang, toàn bộ nội dung văn bản dưới con trỏ chuột sẽ bị di chuyển xuống một trang mới. Còn nếu như bạn đặt con trỏ chuột tại vị trí cuối cùng của đoạn văn trong một trang, thì nó tạo ra một trang trắng mới. Bạn không để con trỏ ở giữa chữ vì như thế sẽ khiến chữ cũng như 2 đầu đoạn bị chia làm 2 phần ở 2 trang khác nhau.
Bước 2: Bạn nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Enter thực hiện lệnh ngắt trang.
Lúc này, ngay lập tức từ sau vị trí con trỏ chuột sẽ được ngắt xuống một trang mới, phần văn bản sau con trỏ chuột của bạn cũng đã được chuyển sang trang mới. Vậy là bạn đã thực hiện ngắt trang trong word thành công.
2.2. Sử dụng tính năng Insert để ngắt trang trong Word
Bạn có thể sử dụng tính năng Insert để ngắt trang trong văn bản rất đơn giản như hướng dẫn dưới đây.
Bước 1: Trên giao diện văn bản soạn thảo trong Word bạn hãy di chuyển chuột đến thanh công cụ.
Bước 2: Bạn dùng chuột click vào mục Insert thường dùng để chèn hình ảnh.
Bước 3: Một khi bạn click chuột vào mục Insert thì các tùy chọn bắt đầu hiển thị. Lúc này bạn quan sát phía góc màn hình trái và tìm mục Page Break. Sau đó, bạn chỉ cần click vào đó để thực hiện hành ngắt trang trong Word.
Lưu ý khi ngắt trang sẽ tiến hành ngắt ở ngay phần mà con trỏ chuột đang đứng trong văn bản. Chỉ cần bạn nhấp vào Page Break là trang đó sẽ nhảy xuống. Vậy nên bạn hãy di chuyển chuột đến phần mình cần ngắt rồi mới nhấp chuột vào Page Break nhé.
2.3. Sử dụng Page Layout
Trong phần Page Layout có nhiều tính năng phân trang, chia đoạn trong Word rất hữu ích. Để thực hiện ngắt trang trong Word bằng Page Layout bạn hãy thực hiện theo các chỉ dẫn dưới đây.
Bước 1: Trên giao diện chính của phần mềm Word ở cả tất cả các phiên bản, bạn tìm đến mục Page Layout. Sau đó bạn hãy click chuột vào thư mục đó.
Bước 2: Khi các tùy chọn ở mục Page Layout đã hiển thị bạn hãy tìm đến mục Breaks. Nếu bạn nhìn kỹ sẽ thấy các tùy chọn này ở dưới thư mục Mailings và có cả tùy chọn có ký hiệu ngắt trang. Bạn hãy click vào dấu mũi tên đi xuống.
Bước 3: Một loạt các tùy chọn tiếp tục hiển thị,bạn click nhấn chọn Page ở tùy chọn đầu tiên. Như vậy là bạn đã thực hiện ngắt được trang trong Word xong.
Với những chia sẻ trên đây, chúng tôi hy vọng đã giúp các bạn biết cách phân trang trong Word thành công. Bạn hãy thử thực hiện và chia sẻ cảm nhận với chúng tôi qua phần bình luận bên dưới, ngoài ra nếu bạn có những thắc mắc hay cần được hỗ trợ thêm về các kiến thức công nghệ thì chúng tôi cũng luôn sẵn sàng giúp đỡ.
