Tạo list trong Excel giúp cho bảng tính khách quan và chuyên nghiệp hơn, để làm được điều này hoàn toàn không khó. Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn tạo và thiết lập các danh sách trong trang tính Excel hiệu quả mà dễ thực hiện nhất.
1. Cách tạo và thiết lập Drop list trong Excel
Việc tạo danh sách xổ xuống trong Excel để hạn chế mục cho một trường đầu vào và tránh lỗi chính. Hiện nay trên các phiên bản Excel hiện đại đã được trang bị thêm nhiều tính năng tạo danh sách thả xuống rất linh hoạt, nhưng quá trình này sẽ không hiển nhiên có sẵn. Dưới đây là tóm tắt quy trình tạo danh sách hay còn gọi là Drop list tùy chỉnh trong Excel.
Bước 1: Tạo Named Range
Đây là bước rất cần thiết để tạo danh sách mà bạn sẽ phải sử dụng trong danh sách thả xuống. Một cách để tạo ra danh sách các mục cho danh sách xổ xuống sử dụng Data Validation là phải thêm danh sách dữ liệu của bạn vào một bảng tính rồi đặt tên dãy ô chứa danh sách.
Bạn có thể dễ dàng thêm danh sách vào trong cùng một bảng tính nơi bạn muốn thiết lập danh sách xổ xuống hoặc trong một bảng tính khác. Sử dụng một dãy ô đã được đặt tên trong một drop list để làm cho nó dễ dàng duy trì tốt hơn.
Ví dụ, chúng ta sẽ tạo một danh sách sổ xuống có chứa dữ liệu là một số loại thức ăn khác nhau được nhập trên Sheet 2. Nhập mỗi mục trong một ô riêng biệt hoặc trong cùng một cột, một hàng, sau đó chọn các mục rồi bạn đặt tên cho dải ô đã chọn trong Name Box và nhấn phím Enter.
Bước 2:Thêm Data Validation
Bước này chúng ta cần thực hiện cung cấp dữ liệu cho ô để có một danh sách thả xuống. Bạn cần tìm đến trang bảng tính có chứa danh sách sổ xuống, click chuột vào tab Data và sau đó nhấp vào mục Data Validation trong phần Data Tools.
Bước 3: Thêm Named Range vào Data Validation
Ở bước này, bạn đặt tất cả các cột lại với nhau và xác định nguồn cho danh sách thả xuống. Trong tab Settings của hộp thoại Data Validation, bạn hãy chọn List từ danh sách sổ xuống Allow. Bạn sử dụng tên của dải ô đã đặt tên ở bước trước rồi gõ dòng sau vào ô Source. Ví dụ ở đây là =Food. Có nghĩa là thay thế "Food" bằng tên dữ liệu của bạn, sau đó bạn nhấp OK để thực hiện thay tên.
Ignore blank luôn được chọn theo mặc định, nó cho phép chọn ô và sau đó bỏ chọn ô mà không cần phải chọn một mục. Nếu muốn chọn một tùy chọn trong danh sách sổ xuống thì bạn hãy bỏ chọn Ignore blank.
Bước 4: Thiết lập tin nhắn cho Data Validation
Đây là một bước tùy chọn cho phép bạn thêm một tin nhắn popup để hướng dẫn mọi người sử dụng trang tính của bạn. Nếu bạn muốn hiển thị một tin nhắn popup khi ô chứa danh sách được thả xuống khi chọn, bạn click chuột vào tab Input Message. Chọn “Show input message when the cell is selected” rồi hãy điền Title và Input message.
Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng tab Error Alert để thêm tin nhắn hiển thị khi đầu vào được nhập dữ liệu không hợp lệ trong danh sách xổ xuống (chẳng hạn như ai đó thực hiện nhập chữ thay vì lựa chọn). Tiếp theo, bạn tích vào “Show Error alert after invalid data is entered” rồi chọn Style và điền Title và Error message. Cuối cùng, bạn nhấp vào OK.
Khi bạn đã chọn một ô chứa danh sách thả xuống thì mũi tên hướng xuống dưới để chọn một lựa chọn hiển thị nội dung bên phải ô. Nút mũi tên xuống chỉ hiển thị khi ô đã được chọn. Lúc này, người sử dụng đã có thể nhấn lựa chọn các tùy chọn phù hợp rất dễ sử dụng và tiết kiệm nhiều thời gian nhất là khi lập bảng biểu.
2. Tạo danh sách thả xuống bằng cách nhập thủ công các mục trong Excel
Nếu như bạn không có một danh sách hiện có trong bảng tính của mình để làm việc thì bạn có thể nhập các mục theo cách thủ công. Để làm điều đó, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn dưới đây.
Bước 1. Chọn ô cho danh sách thả xuống trong bảng dữ liệu.
Bước 2. Chuyển đến tab Data, sau đó bấm chuột vào Data Validation để mở hộp thoại Data Validation.
Bước 3. Trong tab Settings, bạn hãy chọn List bên dưới Allow. Tuy nhiên, bạn hãy chắc chắn đánh dấu vào phần danh sách thả xuống trong ô, nếu nó chưa được kiểm tra.
Bước 4. Bạn nhấp chuột vào trường Source. Sau đó nhập từng mục cho danh sách thả xuống của bạn rồi phân tách từng mục bằng dấu phẩy.
Bước 5. Cuối cùng bạn hãy nhấn OK để hoàn thành.
3. Cách tạo nhiều danh sách thả xuống cùng một lúc
Cách tạo drop list trong excel cùng một lúc gần giống như quy trình tạo một danh sách thả xuống duy nhất giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Sự khác biệt duy nhất là bạn đang chọn một ô hay nhiều ô bạn muốn tạo danh sách thả xuống của mình.
Bước 1. Đầu tiên, bạn cần chọn các ô chính xác đang muốn sử dụng cho danh sách thả xuống.
Bước 2. Chuyển đến tab Data, sau đó bạn bấm vào Data Validation để mở hộp thoại Xác thực dữ liệu.
Bước 3. Trong tab Settings, bạn hãy chọn List bên dưới Allow. Bạn cũng cần phải chắc chắn đánh dấu vào In-cell dropdown, nếu nó chưa được tiến hành kiểm tra.
Bước 4. Nhấp chuột vào trường Source. Sau đó, bạn hãy nhấp và kéo con trỏ chuột lên tất cả các ô có chứa các thư mục bạn muốn sử dụng cho danh sách thả xuống của bạn. Nếu bạn đang nhập các mục theo cách thủ công thì chỉ cần nhập từng mục một và phân tách từng mục bằng dấu phẩy.
Bước 5. Bạn hãy nhấn OK để hoàn tất quá trình.
Với những chia sẻ về cách tạo list trong Excel trên đây, chúng tôi hy vọng đã giúp bạn đã có thể tự thực hiện thành công. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hay cần được tư vấn, hỗ trợ các vấn đề về thủ thuật công nghệ thì bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh nhất.
