Nếu biết sử dụng các tính năng thông minh trong excel thì bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công việc sẽ hiệu quả hơn. Trong đó, việc sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong excel cũng là cách để bạn thao tác nhanh hơn trong công việc. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể các bạn hãy tham khảo nhé.
1. Hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong excel
Sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong excel là cách nhanh và đơn giản nhất để hoàn thiện bảng dữ liệu sạch. Các bạn có thể thực hiện theo những cách dưới đây:
-
Lọc dữ liệu dòng trùng nhau
Ví dụ như bảng dưới đây, có các dòng K757 bị trùng nhau. Chúng ta cần loại bỏ các giá trị trùng bằng phím tắt như sau:
Bước 1: Các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để copy toàn bộ bảng dữ liệu này
Bước 2: tiếp tục nhấn tổ hợp phím Alt + A + M: Remove Duplicate nhằm loại bỏ giá trị trùng bằng tổ hợp phím tắt trên
Với vài thao tác đơn giản này là bạn đã loại bỏ được những dữ liệu trùng nhau và chỉ giữ lại một dòng duy nhất. Đó là sử dụng phím tắt. Còn một cách khác là các bạn sử dụng hàm lọc dữ liệu để để loại bỏ các dòng trùng dữ liệu với nhau.
Ở đây, chúng ta sẽ dùng hàm Countifs để xác định các dòng trùng, đồng thời, xác định dòng phụ thuộc và biến mà bạn muốn tham chiếu. Với hàm này thì bạn sẽ xác định được chính xác là có bao nhiêu dòng đang bị trùng dữ liệu.
-
Lọc dữ liệu cột trùng nhau
Còn nếu bạn muốn lọc dữ liệu của các cột trùng nhau trong excel thì các bạn cũng có thể áp dụng hàm lọc dữ liệu theo cách dưới đây:
Bước 1: Sort cột F trên bảng từ từ A-->Z nhằm tìm kiếm và nhận biết các mã đang bị trùng nhau.
Bước 2: Sort cột G trên bảng từ A-->Z để nhận biết các mã đang trùng nhau và trùng dữ liệu về số lượng.
Bước 3: Sau đó, các bạn viết công thức hàm IF. Nếu họ và tên trùng nhau thì trả về 2, còn không thì trả về 1. Mục đích của công thức hàm này là nhằm tìm những cột có dữ liệu trùng nhau thì trả về 2, còn những dòng cột nào không trùng nhau thì trả về 1.
Bước 4: Đến đây, hàm đã giúp bạn lọc được các dữ liệu trùng và bạn dễ dàng xác định để xóa đi các dữ liệu đó. Giúp cho bảng dữ liệu của bạn được trả về dữ liệu và con số chuẩn nhất.
2. Lọc dữ liệu trùng nhau trong excel bằng công cụ sẵn có
Ngoài sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng trong excel thì bạn cũng có thể lọc dữ liệu bị trùng khớp bằng các công cụ sẵn có như:
-
Sử dụng công cụ Conditional Formatting
Để sử dụng công cụ này lọc dữ liệu trùng, các bạn thực hiện như sau:
Đầu tiên, các bạn bôi đen bảng dữ liệu cần lọc. Sau đó mở thẻ Home. Click chuột chọn theo thứ tự như sau Conditional Formatting -> Highlight Cells Rules -> Duplicate values.
Sau khi chọn xong như bước trên, các bạn sẽ thấy sự xuất hiện của hộp thoại Duplicate values. Chọn tiếp mục Duplicate -> Green Fill with Dark Green Text -> OK. Như vậy là bạn đã hoàn tất việc lọc các dữ liệu bị trùng nhau trên bảng bạn vừa chọn.
Đây là thao tác tương đối đơn giản và dễ nhớ. Có thể áp dụng cho những bảng dữ liệu đơn giản, không có quá nhiều dữ kiện phức tạp.
-
Sử dụng công cụ Remove Duplicate
Một cách khác để lọc dữ liệu trong excel các bạn có thể tham khảo thêm là sử dụng công cụ remove. Công cụ này có trên tất cả các phiên bản của Excel: Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013 hoặc Excel 2016. Với cách này, các bạn có thể loại bỏ những dữ liệu bị lặp trong 1 ô, 1 dòng hoặc lọc đi các dữ liệu bị trùng lặp trên 1 dòng dựa trên 1 vài cột. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đầu tiên, các bạn chọn toàn bộ vùng dữ liệu muốn loại bỏ những dữ kiện có thể bị trùng nhau bằng cách để con trỏ chuột vào bất cứ ô nào trong vùng. Sau đó rồi sử dụng phím tắt CTRL + A để bôi đen toàn bộ.
Bước 2: Trên thanh menu của Excel, các bạn nhấn chọn thẻ Data nhóm *Data Tools** rồi bấm nút Remove Duplicates
Bước 3: trên cửa sổ Remove Duplicates các bạn chọn cột cần loại bỏ dữ liệu trùng lặp. Nhớ tích chọn mục My data has headers nếu như bảng dữ liệu của bạn có ghi tiêu đề.
Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất thao tác. Sau đó các bạn sẽ nhận được thông báo có bao nhiêu dữ liệu đang bị trùng nhau đã được loại bỏ.
Lưu ý: Công cụ Remove Duplicates trong Excel có chức năng xoá những dữ liệu lặp lại vĩnh viễn. Do đó, để cẩn thận hơn thì các bạn nên copy bảng dữ liệu của bạn thành một bản khác và lưu lại. Để dữ liệu cũ của bạn không bị mất đi và bạn có thể lấy lại khi cần thiết.
Có thể thấy, hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong excel được sử dụng rất hiệu quả và chính xác. Tuy nhiên không phải lúc nào bạn cũng nhớ được công thức chuẩn. Khi đó, bạn có thể chọn dùng các công cụ có sẵn cũng là cách đem lại kết quả tốt. Chúc các bạn thành công nhé.
